采购与差旅报销

本页集中维护实验室采购、普通报销和差旅报销流程。以下内容是供执行和修订的基础版本，最终以水泉确认的学校规定、经费要求和当次安排为准。

文档控制

项目	内容
文档编号 / 版本	UULL-PROC-REIMBURSEMENT-001 / 0.2
状态	草稿；审批入口、金额标准、票据细则和提交时限待补充
适用范围	课题组采购、普通报销和因公差旅材料准备
事务联系人	水泉
最终确认人	邓宏健
最近确认日期	待填写
固定复核周期	每 12 个月；学校、经费或票据规则变化时立即复核

采购与普通报销

1. 采购前确认：说明物品名称、用途、规格、数量、预算和期望到货时间，先向水泉确认能否购买以及使用哪项经费。
2. 获得同意后下单：不要在未确认经费和报销条件前自行购买；涉及危险化学品、特殊设备或大额采购时，先确认额外审批要求。
3. 保留材料：保存订单、付款记录、发票、商品明细、物流或到货凭证；发票抬头和税号应按当次要求填写。
4. 到货验收：核对名称、规格、数量和完好状态。发现错发、破损或缺件时先保留包装和照片，并及时联系商家处理。
5. 提交报销：按水泉要求整理电子和纸质材料，说明采购用途及对应经费；不要重复报销或混入个人消费。
6. 完成归档：报销完成后，将需要长期保存的发票、验收记录和设备资料交到指定位置。

待水泉补充

仍需确认常用申请渠道、不同金额的审批顺序、发票具体要求、纸质材料交付位置，以及特殊采购的例外流程。

差旅报销

以下流程适用于参加会议、合作交流、实验测试或其他因公出行。不同经费和出行类型可能有不同标准，订票和住宿前应先向水泉确认。

1. 出行前说明：确认出行人、目的、地点、日期、预计费用和使用经费；参加会议时保留会议通知、邀请函或日程。
2. 完成事前审批：根据当次要求提交出差申请或履行审批。未确认审批是否完成前，不要自行预订不可退改的高额交通和住宿。
3. 按标准预订：交通工具、席别、住宿地点和房价应符合学校及经费要求。确需超标准或改变行程时，应在发生费用前说明原因并取得同意。
4. 保存行程材料：保留车票、机票行程单、登机牌、住宿发票、支付记录和完整行程信息；电子票据下载原始文件，不只保存截图。
5. 记录行程变化：发生退票、改签、绕行、提前或延后返回时，保存手续费凭证并写明原因。个人行程与公务行程混合时，应明确区分个人费用。
6. 返程后整理：按日期排列交通、住宿和其他允许报销的材料，核对姓名、金额、日期、发票抬头和行程是否一致。
7. 提交报销：填写报销所需的系统信息或表格，并附出差审批、会议通知、行程和票据；按水泉要求提交电子文件和纸质材料。
8. 处理退回与归档：材料被退回时按意见补充，不重复提交同一费用；报销完成后保留需要长期保存的审批和项目资料。

不得混入个人费用

旅游、探亲、私人绕行产生的交通住宿，以及同行家属或其他非公务人员费用，不得作为公务差旅报销。无法判断的费用先询问水泉，不要自行拆分或修改票据。

差旅标准待水泉补充

仍需确认学校差旅审批入口、交通席别、住宿限额、伙食与市内交通补助、会议注册费材料、私车或网约车规则、电子票据要求，以及提交时限。

提交前统一核对

• 已取得事前同意，且经费来源和审批状态可以追溯。
• 发票、订单、支付、物流、验收或行程材料相互对应，姓名、日期和金额一致。
• 电子票据保留原始文件，纸质材料没有擅自涂改、拆分或重复提交。
• 例外、退改签、超标准或公务与个人行程混合的情况已经单独说明并取得确认。
• 已按水泉当次要求整理材料；本页尚未确认的入口、限额和时限不得自行推测。

变更记录

版本	日期	说明	确认人
0.2	2026-08-12	增加文档控制、统一提交检查和年度复核规则；未确认的金额与入口继续保留缺口	待邓宏健确认